El Cuaderno Colaborativo en Internet para el día a día de una organización

Una de las principales dificultades de muchas organizaciones es el de manejar adecuadamente los flujos de información y conocimiento entre sus miembros. Esto suele ocurrir en todos los niveles de su actividad, desde su fase de pensar en cuales son sus objetivos y estrategias, hasta el desarrollo de los proyectos concretos. Muchas veces falta transparencia y visibilidad de lo que el grupo va haciendo, y de los debates que están ocurriendo. Unos se enteran, y otros no comprenden lo que esta pasando. Además, con el tiempo, la información, las soluciones y los aprendizajes se van perdiendo, ya que no se generan síntesis de conocimiento. Por tanto, el conocimiento queda relegado a algunas mentes de la organización, pero el grupo en su conjunto no aprende a la par. Y esto nos lleva al otro gran problema de muchos de estos colectivos, la organiza rígida y centralizada de sus miembros.

Ante todos estos problemas para que la información y el conocimiento fluya y empape a todos los niveles de una organización, internet puede aportar algunas soluciones. Tal vez no siempre sean soluciones completas, pero con ayuda de otras acciones presenciales, pueden mejorar bastante la gestión de una organización.

Con ayuda de una plataforma en internet, a modo de la Red Social del grupo, sus miembros pueden ir apuntando las decisiones y la información más importante que van generando. Es decir, puede usarse internet para crear un espacio común, a modo de "cuaderno colaborativo", que resuma y muestre las conversaciones clave, los acuerdos, los objetivos marcados, el conocimiento generado, las responsabilidades de cada uno, los logros, etc. De esta forma, los flujos de información y el conocimiento no se pierden, sino que quedan reflejados en internet, para una consulta posterior.

Es decir, estas redes sociales, grupos, o cuadernos colaborativos, funcionan sobre todo como vehículo de expresión y fijación de lo que pasa en los espacios mentales de las personas de las asociaciones, y también en los espacios de dialogo en pequeño o gran comite. De esta forma, podemos poner en común las mentes y las realidades.

Pueden materializarse como grupos en Facebook, como un blog, o de muchas otras maneras. Aunque para que realmente sirvan a la organización, es bueno diseñar una herramienta personalizada, que tenga en cuenta las necesidades particulares del grupo, y sus metodologías de trabajo. Esto no es tan fácil de conseguir, y requieren el apoyo de expertos en el tema.

Aunque lo que vemos en las Redes Sociales de Internet no tenga la emoción y fuerza de algunas interacciones presenciales, sus ventajas son muchas, y permiten enriquecer la vida real. Por tanto, un sabio intercambio online y offline es clave para un buen manejo del conocimiento del grupo.

Estas ventajas de internet (y las Redes de Arquitectura Abierta), permiten que cualquier miembro de la organización comparta esta información en la red, de tal forma que pueda ser consultada simultaneamente por todos, en cualquier momento y lugar. Esto facilita el convertir a las asociaciones en redes abiertas, donde el poder de las acciones se reparte entre todos, de forma más descentralizado.